Master data management för e-handel — när PIM inte räcker

MDM och PIM blandas ihop konstant. Skillnaden avgör om ni löser rätt problem — eller köper ett system ni inte behöver.

Samma leverantör heter ”AB Nordic Supply”, ”Nordic Supply AB” och ”nordic supply” i tre olika system. Samma kund finns som två kundnummer eftersom hen handlat både privat och via företaget. Samma artikel har ett nummer i ERP:et, ett annat hos leverantören och ett tredje i webbshoppen.

Inget av felen är dramatiskt i sig. Tillsammans gör de att ingen rapport går att lita på — och att någon i ledningsgruppen börjar fatta beslut på magkänsla igen.

Det är ett masterdata-problem. Lösningen är däremot inte alltid ett MDM-system.

Vad MDM är — och varför det inte är ett PIM

Ett PIM hanterar produktdata på väg ut mot kanal. Det berikar, strukturerar och publicerar: rätt attribut, rätt språk, rätt bild, rätt marknad.

Ett MDM hanterar sanningskällan över flera datadomäner. Det avgör vilken post som gäller när fyra system påstår olika saker om samma entitet.

Kortast möjliga skillnad: ett PIM svarar på hur produkten ska presenteras. Ett MDM svarar på vilken av de här fyra posterna som är sann.

Det är därför MDM-diskussionen så ofta spårar ur. Någon beskriver ett produktdataproblem, en leverantör hör ”masterdata”, och nio månader senare pågår ett plattformsprojekt som skulle ha varit ett PIM-införande.

De fyra domänerna

Masterdata brukar delas i fyra domäner:

• Produkt — artiklar, attribut, relationer, sortiment.

• Kund — personer, företag, konton, samtycken.

• Leverantör — parter, avtal, inköpsvillkor.

• Organisation och finans — kontoplan, kostnadsställen, legala enheter.

De flesta e-handlare har akut smärta i en eller två av dem. Det är den viktigaste observationen i hela frågan, för den avgör om svaret är ett system eller en integration.

När ni faktiskt behöver MDM

• Ni har flera affärssystem parallellt, ofta efter förvärv eller en sammanslagning.

• Samma entitet finns i flera domäner med olika identifierare och ingen given vinnare.

• Ni har regulatoriska krav på spårbarhet där ni måste kunna visa vilken uppgift som gällde när.

• Ledningen fattar beslut på siffror som skiljer sig beroende på vilket system rapporten kom från.

Känner ni igen er i flera av punkterna är det värt en riktig utredning.

Och när ni inte gör det

Här är den obekväma delen, och den som MDM-leverantörer sällan öppnar med: de flesta nordiska e-handlare behöver inget MDM-system.

• Sitter smärtan bara i produktdata är svaret ett PIM, inte ett MDM.

• Ett ERP och ett PIM med en genomtänkt integration löser problemet i de allra flesta uppsättningar.

• MDM utan datastyrning blir ett dyrt register som ingen underhåller — och då har ni köpt ytterligare en plats där fel data kan bo.

Ett MDM-projekt som börjar i tekniken innan någon bestämt vem som äger vilken post slutar som ett system till med fel data i. Vi säger hellre det innan projektet startar än efter.

Hur det ser ut i en composable-stack

I en composable-uppsättning gör varje del en sak bra — men det förutsätter att ni bestämt vilken del som äger vilken sanning. Annars blir det inte composable, det blir spretigt.

En vanlig och fungerande fördelning: ERP är master för artikelgrunddata och ekonomi, PIM är master för säljande produktdata och struktur, CRM eller CDP är master för kundprofilen. Ett MDM-lager läggs ovanpå bara om domänerna faktiskt spretar över flera system som alla gör anspråk på att ha rätt.

Det är också därför så många plattformsprojekt fastnar i just den här frågan — ERP-integrationen är där e-handelsprojekt dör, och orsaken är nästan alltid att ingen bestämde vem som ägde vad.

Börja här

1. Rita upp vilka system som skapar respektive konsumerar varje entitet. En A3 räcker.

2. Peka ut en master per domän — även om det bara är på papper till att börja med.

3. Städa dubbletterna manuellt en gång och mät hur snabbt de kommer tillbaka.

4. Kommer de tillbaka snabbare än ni hinner städa — då, och först då, är det dags att prata system.

De flesta upptäcker i steg tre att problemet var en integration och en ägarskapsfråga, inte en produktkategori. Det är ett billigt svar att komma fram till. Behöver ni ändå välja PIM är jämförelsen mellan inriver, Akeneo och Norce PIM rätt ställe att börja.

Vill ni reda ut var er masterdata egentligen bor? Hör av er, så går vi igenom kartan tillsammans.